Tot ce trebuie sa stii despre e-Factura

Prin intermediul acestui ghid, ne dorim sa oferim antreprenorilor din Romania informatii clare si usor de inteles despre e-Factura.

Ghidul raspunde urmatoarelor intrebari:

1.    Ce este o e-Factura si ce presupune transmiterea ei?
2.   De ce Sistemul e-Factura NU trebuie considerat o corvoada?
3.   Cine trebuie sa transmita facturi in e-Factura si pentru ce tranzactii?
4. In cat timp trebuie transmisa e-Factura si ce sanctiuni se aplica?
5.   Ce se intampla de la 1 iulie 2024?
6. Cum poti sti daca o e-Factura primita e corecta?
7. Cum poti corecta o e-Factura?
8.   Ce este SPV?
9.   Ce presupune autorizarea contului de SmartBill in SPV si cine ar trebui sa o faca?
10.  De ce e-Factura cu SmartBill este alegerea ideala?

Sa trecem la treaba! 😊

1. Ce este o e-Factura si ce presupune transmiterea ei?

Un document este considerat a fi e-Factura doar daca este intocmit in formatul cerut de
standardul european care defineste acest tip de document.

Astfel, este necesar sa fie un document cu extensia .XML, destinat prelucrarii automate cu ajutorul aplicatiilor software si astfel, in principiu, dificil de citit de catre om.

Incepand cu 1 ianuarie 2024 a devenit obligatoriu sa generezi corect documentele in formatul standard .XML, deoarece e-Factura nu se poate intocmi manual.

Daca formatul standard nu este respectat, e-Factura va fi respinsa de validatorul ANAF.

Este important de mentionat ca e-Factura in format .XML care ajunge la ANAF si factura in format .PDF care ajunge la client reprezinta acelasi document; forma in care este pregatit si transmis acest document difera.
Cele doua documente vor coexista, insa, doar pana la data de 1 iulie 2024. Dupa aceasta data singurul document cu valoare contabila si legala va fi e-Factura.

2. De ce Sistemul e-Factura NU trebuie considerat o corvoada?


Desi tendinta ar fi sa respingem aceasta noua reglementare, deoarece nu suntem familiarizati cu ceea ce presupune si implica un proces de invatare, Sistemul de facturare electronica RO e-Factura vine cu avantaje:

  • La fel a in restul Europei, si in Romania toate facturile vor fi emise intr-un format standard, care poate fi interpretat de o aplicatie software. Riscul de a gresi este redus la zero, iar munca manuala inutila eliminata.
  • Dintr-o data, toate firmele din Romania vor vorbi aceeasi limba cand vine vorba de facturare: nu mai este nevoie sa stai sa introduci de mana datele din documentul pe care l-ai primit de la furnizorul tau. Castigi timp valoros.
  • Aceasta practica va ajuta la optimizarea activitatilor in cadrul firmelor. Ea exista deja in mediul de business de ani buni si se folosea in cadrul firmelor mai mari, insa acum este accesibila tuturor firmelor din Romania.

Experienta ne-a demonstrat ca daca ai o aplicatie buna, trimiterea unei e-Facturi poate sa fie o operatiune cu zero efort din partea utilizatorilor. Demersul are deci un potential urias sa ajute in mod real companiile din Romania, mai ales ca se poate realiza simplu si fara griji.

3. Cine trebuie sa transmita facturi in e-Factura si pentru ce tranzactii?

Operatorii economici stabiliti si/sau inregistrati in scopuri de TVA in Romania care realizeaza tranzactii pe teritoriul Romaniei in relatia B2B sau B2G sunt obligati sa factureze prin e-Factura.

Asadar, indiferent de forma de organizare, e-Factura trebuie emisa de catre orice operator economic care vinde catre persoane juridice sau institutii publice din Romania.


3.1. Conteaza cine sunt clientii?


Se impune transmiterea e-Factura pentru toate vanzarile realizate catre companii (B2B, adica Business to Business) sau catre institutii publice (B2G, adica Business to Government).

Nu se impune trimiterea de e-Facturi cand se fac vanzari catre persoane fizice (B2C, adica Business to Consumer).

  • Mare atentie insa! Daca o persoana fizica solicita factura pe firma, relatia devine una de B2B, adica Business to Business si trebuie transmisa e-Factura aferenta acestei tranzactii.
  • Exceptie: Pentru cei care activeaza in domeniul turismului si accepta plata pe baza tichetelor de vacanta: nu s-a eliminat obligatia de trimitere a e-Facturilor, chiar daca sunt catre persoane fizice.


3.2. Ce tranzactii sunt vizate?


Tranzactiile vizate sunt cele care au locul livrarii/prestarii in Romania. Asadar, e-Factura aferenta unei tranzactii care este realizata in afara Romaniei nu ar trebui emisa prin Sistemul RO e-Factura, dar locul livrarii sau al prestarii serviciului este un concept complex si iti recomandam sa verifici acest aspect cu firma ta de contabilitate: exista anumite elemente tehnice care pot influenta locul care se considera a fi al livrarii/prestarii serviciului.

3.3. Conteaza daca sunt in lei sau in alta moneda?


e-Factura se poate emite in orice moneda. Pe documentul trimis in Sistemul RO e-Factura se va pastra moneda emiterii, dar pentru valoarea TVA se va adauga si echivalentul in lei.

Important! Nu se mai face diferentierea intre produse cu risc fiscal si alte produse. Daca trebuia sa transmiti e-Factura pana acum, va trebui sa o faci in continuare.

4. In cat timp trebuie transmisa e-Factura si ce sanctiuni se aplica?

Pana in 1 iulie 2024, termenul-limita pentru transmiterea e-Facturilor este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data-limita prevazuta pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.

Dupa 1 iulie 2024, termenul-limita pentru transmiterea e-Facturilor este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.

Asta nu implica ca bunurile sa fie trimise doar dupa transmiterea e-Facturii. Se poate folosi in continuare avizul de expeditie a marfii.


Atentie!

Incepand cu data de 1 iunie 2024, autoritatile fiscale pot da amenzi dupa cum urmeaza:

- Amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru contribuabilii mari
- Amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii
- Amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice

In plus, de la 1 iulie 2024, exista si urmatoarele sanctiuni:
a) pentru nerespectarea obligatiei de transmitere prin sistemul e-Factura: amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.
b) pentru primirea si inregistrarea de catre destinatarul-persoana impozabila stabilita in Romania a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara respectarea obligatiei de transmitere prin sistemul e-Factura, sanctiunea o reprezinta amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii.

5. Ce se intampla de 1 iulie 2024?

Sistemul RO e-Factura este obligatoriu inca din 1 ianuarie 2024, dar incepand cu data de 1 iulie 2024, singurele documente cu valoarea legala si contabila sunt e-Facturile.


Mai mult, cel care primeste o factura are dreptul de a o inregistra in contabilitate si de a deduce suma TVA aferenta doar daca aceasta este in format e-Factura. In caz contrar, poate primi amenda in cuantum egal cu valoarea TVA.

6. Cum poti sti daca o e-Factura primita e corecta?


Toate e-Facturile ajung in SPV (Spatiul Privat Virtual) de pe serverele ANAF doar daca
sunt corecte. Daca o e-Factura nu este corecta, va fi respinsa automat de validatorul ANAF si nu va fi considerata ca trimisa in portal.

Prin urmare, daca ai o factura in SPV, inseamna ca a fost validata de catre ANAF si
respecta cerintele e-Factura.

Important! Detaliile comerciale ale facturii nu sunt garantate de catre aceasta validare (de exemplu, validarea e-Facturii de catre ANAF nu garanteaza ca produsele sau preturile sunt cele convenite prin contract). Daca primesti o e-Factura si consideri ca nu este corecta pentru ca nu respecta termenii conveniti intre tine si furnizor, va trebui sa contactezi furnizorul pentru a regla situatia.

7. Cum poti corecta o e-Factura?

In Sistemul e-Factura nu exista notiunea de a anula sau sterge un document care a fost deja transmis. Astfel, daca e nevoie de o corectie, fie se retrimite e-Factura si se marcheaza ca fiind o corectie a unei facturi anterioare, fie se transmite o factura storno si se emite o factura noua.

SmartBill suporta ambele variante.

8. Ce este SPV?

SPV (Spatiul Privat Virtual) este platforma online prin care firma ta interactioneaza cu ANAF. Aici poti trimite si primi e-Facturi, depune declaratii si accesa informatii fiscale.

Pentru a transmite e-Facturi din contul tau SmartBill, trebuie sa autorizezi SmartBill in SPV. Acest proces se face prin cativa pasi simpli, explicati la punctul 9.

9. Ce presupune autorizarea contului SmartBill in SPV si cine ar trebui sa o faca?

9.1. Cine si cum poate face autorizarea?

Daca vrei ca trimiterea e-Facturilor sa se faca automat din SmartBill, atunci va trebui sa ii
comunici ANAF-ului ca SmartBill este aplicatia ta si ca esti de acord ca SmartBill sa incarce e-Facturile tale in SPV. Este o metoda de protectie necesara, fara de care oricine ar putea emite e-Facturi in numele oricarei companii din Romania.

Atunci cand cineva care are acces la SPV-ul companiei tale (tu sau contabilul tau) iti autorizeaza contul SmartBill, practic ii spune ANAF-ului: “Eu sunt persoana care are acces la SmartBill si in SPV-ul companiei si sunt de acord ca din contul SmartBill sa se trimita e-Facturi in SPV".

Daca ai certificat digital calificat sau daca te ajuta contabilul tau, autorizarea dureaza cateva secunde.


Durata standard a unei autorizari este de 90 de zile, iar dupa 90 de zile datele de acces
trebuie reinnoite. In general, aceasta reinnoire se face automat.

9.2. Daca la autorizare e nevoie de o semnatura digitala, atunci insemna ca si facturile sunt semnate digital?

Pentru a putea realiza autorizarea contului SmartBill, este nevoie de o semnatura digitala. Aceasta este metoda de autentificare in SPV.

Autorizarea permite realizarea conexiunii intre SmartBill si SPV. Atat.

Dupa incheierea acestui proces, semnatura digitala nu mai este folosita la generarea si
trasmiterea de e-Facturi - aceste documente nu sunt semnate cu certificatul digital folosit la autorizare. Nu este necesara semnatura digitala pentru a putea trimite si valida o e-Factura.

Prin urmare, raspunderea corectitudinii datelor de pe factura apartine intocmitorului si nu celui care a facut autorizarea.

In schimb, toate e-Facturile validate sunt semnate digital de catre ANAF (primesc sigilul
ANAF).

10. De ce e-Factura cu SmartBill este alegerea ideala?

Este foarte mult de povestit pe acest subiect si te invitam sa parcurgi acest articol, dar aici vom lasa cateva date sa vorbeasca pentru noi:

  • 130.000 de afaceri din Romania au incredere in SmartBill
  • 9.000.000 de e-facturi au fost deja transmise cu succes din SmartBill
  • Rata de validare a e-facturilor acceptate de ANAF din prima este de 99.9% si vom ajunge la 100%
  • Transmiterea unei e-facturi pentru utilizatorii SmartBill se face dintr-un click



Mai mult, lucram intens la a simplifica cat mai mult munca utilizatorilor nostri. Iata cateva dintre cele mai mari actualizari ce sunt in lucru in acest moment:

Incearca SmartBill gratuit 30 de zile